Vergangenheit zukunftsfähig machen - Historische Kommission schließt Digitalisierung der Vereinsunterlagen ab und übergibt Dokumente an das Kreisarchiv Paderborn
Der Beginn
Das Projekt begann mit den Vorarbeiten für das Jubiläumsjahr 2019, in dem Ost- und Westkompanie ihr 50-jähriges Bestehen feiern und für das die Chroniken der Kompanien für eine Festschrift aufgearbeitet wurden: Bei diesen Vorarbeiten wurde deutlich, dass die Unterlagen der Bruderschaft an verschiedenen Orten lagerten, teils unter schlechten Bedingungen im Keller der Schützenhalle, teils bei Vorstandskollegen oder Ehemaligen. Und da es bis dato keinen Archivar oder Chronisten gab, waren die Unterlagen weder systematisch geordnet, noch lagen Zusammenfassungen vor. In diesen Stunden reifte der Wunsch, die Aufarbeitung der Dokumente einmal umfassend in Angriff zu nehmen, um sie zu sichern, zu zentralisieren und zu digitalisieren. Dabei sollte die Struktur auch geeignet sein, neu entstehende Dokumente ebenso strukturiert zu erfassen und abzulegen.
Der Startschuss wurde mit einer Ernennung noch im November des Jubiläumsjahres 2019 gegeben: Jonas Leineweber wurde zum Vereinschronisten ernannt. Da die Aufarbeitung der Geschichte absehbar viel Arbeit bedeuten würde, suchte und fand Jonas Mitstreiter für eine „Historische Kommission“: Bastian Bentfeld, Hendrik Hillebrand, Leon Schönfeld, Yannic Stangier und Stefan Lütkemeier.
(Das Team bei der Arbeit vl: vorn sitzend Stefan Lütkemeier, Bastian Bentfeld, hinten stehend: Jonas Leineweber, Yannic Stangier, Leon Schönfeld - es fehlt Hendrik Hillebrand)
Das Projekt
Die erste Aufgabe der Kommission bestand darin, die vorhandenen Dokumente der Bruderschaft zu recherchieren und zu sammeln. Auch Unterlagen des Bauamtes, der Gemeinde sowie Zeitungsartikel wurden gesichtet. „Es konnte nicht nur der originale Pachtvertrag der Schützenhalle aus dem Jahr 1921 gefunden werden, sondern aus zahlreichen amtlichen Schreiben ging auch hervor, dass es die Schwaneyer Schützen beim Bau der Halle 1921 mit den Bauvorschriften nicht ganz so genau genommen hatten“, so Jonas Leineweber.
Da die Strukturierung der physischen Dokumente gleichzeitig mit einer zukunftsfähigen Digitalisierung der Dokumente einhergehen sollte, wurde eine Ablagestruktur für die digitalen Dokumente entwickelt. Die Wahl fiel auf ein cloudbasiertes System, das eine ortsunabhängige Speicherung und Recherche ermöglicht. Von Anfang an wurde das Know-how des Kreisarchivs einbezogen: Der Leiter des Kreis- und Stadtarchivs Paderborn, Wilhelm Grabe, stand jederzeit mit Rat und Tat zur Seite, etwa bei Fragen zur Katalogisierung, Verschlagwortung, Erstellung eines Aktenplans und der fachgerechten Ablage der Dokumente. Außerdem stellte das Archiv kostenlos säurefreie Archivmappen für die Ablage zur Verfügung.
An vielen Samstagen und unzähligen Abenden sichtete das Team dann die Dokumente und Fotos, befreite sie von Klammern und Heftnadeln, scannte sie und speicherte sie systematisch in der neu eingerichteten Vereins-Cloud.
Insgesamt kamen rund 26.000 Dokumente zusammen, die 70 Aktenordner füllen. Das digitale Abbild der Dokumente in der Vereinscloud umfasst ca. 310 Gbyte Daten.
Aufbewahrung der Dokumente im Kreisarchiv Paderborn
Um nach dem Projekt die langfristige Aufbewahrung der Dokumente in geeigneter Form, Temperatur und Luftfeuchtigkeit sowie Schutz vor Papierschädlingen zu gewährleisten, wurde entschieden, die Unterlagen an das Kreisarchiv Paderborn zu übergeben. In einem Vertrag mit der Schützenbruderschaft wurde geregelt, dass die Unterlagen vom Archiv kostenlos verwahrt werden, die Bruderschaft aber Eigentümer bleibt. Am 2. August 2023 war es dann soweit und die Unterlagen wurden dem Kreisarchiv Paderborn übergeben, wo sie vom Leiter des Kreis- und Stadtarchivs Paderborn Wilhelm Grabe und Archivar Ralf Schumacher in Empfang genommen wurden. Auch die Presse vom Westfalen-Blatt (Katharina Stollhans) und der Neuen Westfälischen (Uwe Müller) war anwesend.
(Im Kreisarchiv Paderborn: vl: Archivar Ralf Schumacher, Leiter Stadt- und Kreisarchiv Paderborn Wilhelm Grabe, Vereinschronist Jonas Leineweber, Oberst Julian Wiethaup)
„Zunächst kommen die Dokumente für 48 Stunden in einen Kälteschrank. Dort werden sie bei -18 Grad von eventuell vorhandenen Archivschädlingen wie Papierfischen befreit, die seit etwa 7-8 Jahren ein Problem in den Archiven darstellen. Danach werden die Dokumente in das Archiv eingearbeitet, wobei die vom Projektteam erarbeitete Struktur eine gute Vorarbeit darstellt“, sagte Wilhelm Grabe bei der Übergabe. Aktuell befinden sich die Schwaneyer Unterlagen in einem elitären Kreis, denn nur vier weitere Schützenvereine nehmen derzeit die Dienste des Archivs in Anspruch. „Platz wäre noch reichlich, fast unbegrenzt vorhanden“, würde sich Wilhelm Grabe wünschen, dass weitere Vereine ihre Unterlagen im Archiv einlagern.
Oberst Julian Wiethaup: „Erwähnenswert an dem Projekt ist, dass der Wunsch nach einer Aufarbeitung der Unterlagen aus dem Team selbst kam und eigenständig umgesetzt wurde. Bemerkenswert ist auch, dass das Team nicht nur aus aktiven Vorstandsmitgliedern bestand, sondern auch aus anderen Schützen, die an der Aufarbeitung der Historie interessiert waren.“
Der Oberst verband dies mit einem großen Dankeschön an das Team unter der Leitung von Jonas Leineweber für die hervorragende Arbeit und das bemerkenswerte Ergebnis, das nicht nur die „Historie zukunftsfähig gemacht“, sondern auch eine gute Struktur für die weitere Arbeit der Bruderschaft geschaffen habe.
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